Im Zeitraum von Oktober bis November 2023 wurden qualitative Interviews mit verschiedenen Akteuren der Häfen geführt, darunter Mitarbeitende der Hafenärztlichen Dienste, Hafenbehörden, Terminalbetreiber, Lotsen, Agenten, Seemannsmissionen, Bundespolizei, Wasserschutzpolizei, Havariekommando sowie mit Ämtern für Brandschutz und Rettungswesen. Erfragt wurden insbesondere Schnittstellen zwischen den beteiligten Akteursgruppen, spezifische Tätigkeiten, Einsatzabläufe, Erfahrungen aus vergangenen Infektionsausbrüchen, bisherige Übungs- und Schulungspraxis sowie Handlungsbedarfe.
Ein häufig genannter Wunsch der Interviewpartner war das persönliche Zusammenkommen aller Akteure eines Hafens zum Austausch und Kennenlernen. Während der Corona-Pandemie sei dieser Austausch häufig zu kurz gekommen, zudem hätten sich personelle Zuständigkeiten geändert. Aus diesem Grund wurden im März und April 2024 in jedem IGV-Hafen sogenannte „Runde Tische“ mit den beteiligten Akteuren organisiert. Alle Interviewpartner sowie Vertreter der Landesebene wurden eingeladen. Bei diesen Treffen wurde der entwickelte Prozess erneut besprochen und zeitlich im Gesamtprozess eingeordnet. Zudem fand an einem Standort eine gemeinsame Begehung des Hafengeländes und des Notfallliegeplatzes statt.